Como fazer uma reunião de associação de condomínio

Como fazer uma reunião de associação de condomínio

A importância de uma reunião de associação de condomínio, também chamada Assembleia, é gigante. Isto porque é durante tal ato que se tomam decisões que dizem respeito ao comum dos moradores:

  • Serviços;
  • Despesas;
  • Valores do condomínio;
  • Mudanças;
  • Regras, etc.

Por diversas vezes reunir tanta gente pode ser uma tarefa árdua, isso porque as pessoas possuem opiniões diferentes, e os pontos de vistas, quando não expostos de maneira clara e/ou educada, podem causar conflitos e dificultar a resolução do real motivo da reunião. É importante que todos os presentes se sintam a vontade para serem ouvidos e ouvirem as diversas falas no recinto, garantindo que a deliberação se dê de forma eficaz e seja cumprida.

Pensando nessa dificuldade que qualquer condomínio enfrenta, a Pro Domo preparou uma série de dicas aos síndicos no momento de organizar e conduzir tal Assembleia.

Organização da reunião

Antes de marcar a reunião, discuta com cada morador individualmente, para que toda a pauta seja alinhada. Os assuntos devem passar por um filtro dos membros do conselho, e qualquer questão pendente deve ser avaliada no dia, para que todos os moradores sejam contemplados nas decisões. Após, faça com que essa pauta circule com antecedência, isso pode ser feito por:

  • E-mail de todos os condôminos;
  • Informativo do prédio;
  • Carta;
  • Cartazes fixados em posições estratégicas: Áreas comuns, elevadores, escadas, etc.

Lembre-se de anexar junto a este documento a ata da reunião anterior e de se certificar de que o público-alvo total foi impactado pela mensagem, assim, é mais difícil ocorrerem faltas por desconhecimento no dia da reunião. A pauta deve esclarecer não somente os assuntos, mas dia, horário e locais. Evite feriados, fins de semana ou horários comerciais, prefira que a associação seja feita em um horário noturno. Todas as informações devem estar dispostas de forma explícita.

Conduzindo a reunião

  • Aponte um membro do conselho para ser o secretário e redigir a ata da reunião. Esta decisão é importante, pois assim ficam registradas em documento todas as medidas decididas durante a Assembleia, não sendo necessário ficar “relembrando” em ações posteriores.
  • No início da reunião, deixe cerca de meia hora para que todos cheguem a tempo e se acomodem no local. É interessante promover um certo grau de socialização, fazendo com que o ambiente seja agradável, oferecendo um café ou lanches básicos. Um ambiente receptivo é capaz de modificar o tom da reunião, fazendo com que todos trabalhem para tomadas cooperativas.
  • Antes do início, certifique-se de que todos que puderam comparecer estejam atentos às pautas, relembre com a turma relendo o comunicado enviado anteriormente.
  • Com a ata da última Assembleia em mãos, reviva cada um dos itens mencionados, e debata com os presentes daqueles itens conseguiram ser efetivados e o que precisa ser modificado.
  • Siga para os itens propostos para a reunião, em cada um deles, calmamente, proponha uma discussão amigável das possíveis resoluções. Cada membro deve ser reconhecido pelo síndico antes de tomar a fala, isto torna o debate saudável e não permite que as emoções se exaltem por problemas particulares.
  • Após o debate de cauda item, siga com as votações necessárias.

Finalização

  • Ao fim da reunião, agradeça formalmente a cada um dos moradores que compareceram, afinal, apesar de ser algo que é de interesse de todos, nem todo mundo se sente confortável diante dessas situações.
  • Verifique se o secretário responsável conseguiu captar todas as informações que se fizeram necessárias, bem como tudo o que foi decidido.
  • Haja de acordo com o que foi proposto, sendo orientado por tal documento.

Com estas dicas, será bem mais descomplicado organizar um evento que não se torne uma baderna. Lembre-se que, se for necessário, é possível pedir para que um membro da administradora esteja presente nestas decisões. Conte com a Pro Domo para auxiliá-lo na administração de seu condomínio!

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