O que faz uma administradora de condomínios?

O que faz uma administradora de condomínios?

A ideia de diversos proprietários em um só prédio já é coisa antiga, e no Brasil, por volta das décadas de 60 e 80 ocorreu uma grande verticalização de lares. Como esse tipo de moradia ganhou ainda mais popularidade nos dias atuais, é de suma importância a criação de regras que orientem esse modo de vida e os vizinhos. Assim surgiram as administradoras de condomínio, que foram se modernizando com o passar do tempo, bem como adquiriram responsabilidades diversas.

O mercado atual conta com diversas administradoras competentes, mas existem muitas que ainda estão despreparadas para atenderem a demanda e as necessidades de cada condomínio, seja por falta de experiência ou má intenção. Pensando nisso, a Pro Domo preparou este artigo, para que você fique de olho na sua administradora, ou saiba escolher o caminho ideal para uma nova gestão.


A natureza jurídica da administração

As administradoras são regulamentadas pelo Código Civil, a partir dos artigos 653, mas o Brasil não possui nenhuma lei específica e objetiva sobre o assunto. Os contratos são previamente acordados entre as partes (condôminos e empresa), a fim de estabelecer diretamente quais são as atribuições de cada parte. Uma administradora não é, no entanto, figura de gestor de negócios, por representar um ato bilateral. Isto está previsto no artigo 861, CC).

Existem organizações como:

AABIC – Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios

ABAD – Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis

SECOVI – Sindicato das Empresas de Compra, Venda, Locação e Administração de Imóveis Residenciais e Comerciais de São Paulo

Elas são responsáveis por tentar organizar de forma mais eficiente as atuações no setor, mas suas ações ainda estão em fases iniciais. Isso, de forma alguma, representa uma carência no setor, apenas normas cogentes que supram a necessidade de ambas as partes nas negociações, para que sejam mais claras.


Funções

As administradoras tem como linha geral a função de prestar total auxílio ao síndico no gerenciamento do condomínio, isto é, orientá-lo acerca de aspectos legais e administrativos, tomando para si questões mais burocráticas, como:

  • Gestão de financeiro;
  • Recursos humanos;
  • Emissão de boletos;
  • Prestação de contas;
  • Assessoria em Assembleias.

A administradora, como dito, auxilia o síndico, mas não tem nenhuma liberdade para tomar decisões, e sim alertar o representante legal (síndico) sobre as consequências de cada uma.

Além disso, a administradora também pode trabalhar com atividades casuais, como:

  • Emissão de circulares;
  • Multas e advertências;
  • Orientação e modificação da Convenção;
  • Regimento interno.

Existem serviços que aumentam a qualidade do serviço de cada administradora. São aqueles cuja empresa não é obrigada em contrato a fazer, mas que quando realiza, faz com que ganhe notoriedade no mercado e confiança do cliente. A exemplo um cadastro do condomínio no novo sistema de economias da Sabesp: não é responsabilidade da administradora fazê-lo, mas é ela que possui conhecimento suficiente para direcionar o síndico nessa empreitada.


Síndico

O síndico é o maior aliado da administradora em todos os sentidos. É ele que fornece boa parte das informações que a administradora utiliza em relatórios de transparência. Ele pode ser:

  • Pessoa física ou jurídica;
  • Morar ou não no condomínio em questão.
  • Os principais deveres de um síndico, brevemente, são:
  • Arrecadar cotas;
  • Realizar pagamentos;
  • Intermediar conflitos;
  • Valorizar o patrimônio;
  • Prestar contas.

O artigo 1.348 do Código Civil regulamenta:

Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembléia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação…(omissis)”

Além disso, um bom síndico deve preencher alguns requisitos para que sua gestão seja harmoniosa:


Valor de rateio

Ele deve sempre estar por dentro das contas do condomínio, conhecendo de perto as despesas fixas e datas de pagamento. Com esse tipo de conhecimento as previsões orçamentárias serão construídas com mais facilidade. O gasto real do condomínio só pode ser descrito se o síndico entende quais são os valores fixos e variáveis, como:

  • Encargos trabalhistas;
  • Escala de horário correta;
  • Horas extras;
  • Tendência de aumento coletivo de dissídio.

Reajustes

É dever do síndico estar por dentro das datas e índices de reajustes para suas deferidas obrigações, como:

  • Manutenção de elevadores;
  • Manutenção de bombas;
  • Terceirizações;
  • Manutenções de portões;
  • pára-raios;
  • Interfones.

Se o síndico não estiver por dentro das datas de reajuste, o valor final pode ter que ser rateado entre os moradores. Tudo por falta de atenção.


Forma de rateio

A cada apartamento compete um tipo de rateio diferente, e essa modificação está prevista em Convenção, logo, o síndico deve buscar saber qual a porção correta de rateio para cada unidade. Um condomínio que possui loja no andar térreo, por exemplo, não pode contar esse espaço no rateio, já que ele não se utiliza dos recursos do prédio.


Arrecadação

É possível que a norma do condomínio preveja uma obrigatoriedade em fundo de reserva fixo, e por vezes esse total não deve interferir na cota arrecadada. Essas questões variam de acordo com cada Convenção, mas em linhas gerais, é de suma importância a leitura e compreensão completa do documento, afinal, a arrecadação inadequada gera prejuízos aos moradores, podendo comprometer a atividade do síndico.


Inadimplência e mora

Mora é o atraso simples do condomínio, não sendo acumulado mais de um mês na conta. A partir de um mês é inadimplência, e o síndico deve saber conhecer e diferenciar ambas situações. Essas duas situações apresentam dificuldades, mas as inadimplências se acumulam mais facilmente, obrigando aos condôminos ratearem o valor restante entre si. Se o condomínio não arrecada dinheiro suficiente para suas despesas, ele pode sofrer diversas consequências jurídica, assim, a administradora auxilia o síndico com cobranças extrajudiciais ou judiciais aos inadimplentes.


Previsão orçamentária

Voltando às atribuições das administradoras, é ela que analisa e define as despesas fixas do condomínio, projetando mensalmente ou anualmente a previsão orçamentária, sendo que cada imóvel paga a sua parte no rateio de acordo como descrito na Convenção, por exemplo:

  • Imóvel “A”, com 80 m2 de área útil privativa e 100m2 de área total, correspondendo-lhe uma fração ideal (F.I.) de 0,8999%
  • Valor ordinário (V.O.) a ser rateado R$ 20.000,00 –
  • Valor da Cota (V.C.) será sua multiplicação pelo fator ideal.
  • V.O. R$ 20.000,00 x F.I. 0,8999% = Valor da Cota R$ 179,98

Essa parte do trabalho é passível de total interpretação e negociação com o dono do apartamento A, pois o critério de rateio pode se basear também nos gastos individuais de cada apartamento.


Pagamentos

Eis um dos maiores problemas das administradoras: pagamento de obrigações condominiais. Esta etapa exige concentração e experiência, pois qualquer irregularidade pode ser motivo de briga judicial, mesmo que ela não tenha sido causada com má intenção. Apenas uma administradora de confiança, como a Pro Domo, é capaz de liderar o mercado e administrar as finanças com clareza.

Existem despesas que necessitam de apoio legal, como:

  • Retenções tributárias;
  • Retenções fiscais;
  • Retenções previdenciárias;
  • INSS.

São diversas as obrigações nesse sentido, como as de cunho trabalhista, que compete a todos os empregados do condomínio, e devem ser respeitadas em sua totalidade.

Como é possível perceber, uma administradora não vive apenas de boa vontade. Para que o fluxo de ações se mantenha dinâmico e produtivo, é necessário tomar uma série de precauções, e os condôminos possuem total liberdade para questionar a empresa em questão. São atribuições contábeis, legais, fiscais e administrativas que exigem uma equipe e dedicação que poucas empresas no mercado oferecem.

O setor imobiliário é um mercado sempre em ascensão, é necessário tomar cuidado com quem se contrata. As atividades citadas neste artigo são apenas algumas, existem também:

  • Administração da vida coletiva;
  • Responsabilidades representativas ao condomínio;
  • Responsabilidades de manutenção ao condomínio;
  • Implantação de condomínios novos;
  • Suporte e providências em recebimento de empreendimentos novos, etc.

Fique atento, não perca tempo com empresas que não são idôneas. Venha para a Pro Domo hoje mesmo e sinta-se seguro com sua escolha!

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